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Comment optimiser votre gestion de flotte ?
La gestion de flotte est un enjeu majeur pour toute entreprise de transport : elle a un impact considérable en termes de rentabilité, de compétitivité et de durabilité. Mais les gestionnaires de flotte automobile font aujourd’hui face à de nouveaux défis pour répondre aux attentes de leurs clients. Voici les leviers à activer pour rester compétitif et s’adapter aux changements du marché.
À quels défis doit faire face un gestionnaire de flotte automobile ?
Des défis opérationnels
De nos jours, la tendance est à la hausse du côté des coûts opérationnels – tant au niveau du prix du carburant qu’au niveau de la complexité croissante de la gestion logistique. Il faut maintenant échanger et s’organiser en tenant compte de multiples fournisseurs et parties prenantes. À ces défis viennent s’ajouter les temps d’arrêts imprévus, qui peuvent survenir suite à une panne, entraînant alors une perte sèche de productivité et des retards coûteux.
Mais lorsque la maintenance des véhicules est effectuée de manière proactive, il est possible de faire baisser drastiquement ces coûts liés aux réparations d’urgence et au remplacement de pièces défectueuses.
Il est donc crucial de planifier régulièrement des opérations de maintenance de vos véhicules :
- en tenant un calendrier de maintenance ;
- en assurant le suivi de l’entretien grâce à la technologie prédictive pour anticiper les problèmes mécaniques ;
- en programmant des alertes dans un logiciel de fleet management pour ne manquer aucun contrôle.
Des coûts liés à une gestion inefficace
Une gestion de flotte inefficace peut engendrer des coûts importants, impactant directement la rentabilité de votre entreprise de transport.
Les accidents de la route, notamment, peuvent avoir un impact considérable sur votre activité. En mettant en place une politique de conduite responsable avec des systèmes de surveillance, vous pouvez réduire :
- le nombre d’accidents ;
- les coûts de réparation qui en découlent ;
- les coûts des assurances, qui peuvent augmenter en fonction du nombre d’accidents et de réclamations.
Se mettre en conformité avec la réglementation
Le fleet management inclut également un aspect réglementaire important. En cas de non-conformité en matière de sécurité et de temps de conduite, de lourdes pénalités peuvent être appliquées.
Être responsable de la gestion d’une flotte implique donc de posséder une connaissance parfaite des temps de conduite et des périodes de repos réglementaires… mais également de s’assurer du respect de ces règles par les conducteurs.
Dans ce contexte, la mise en place de systèmes de suivi tels qu’un logiciel de gestion de flotte est essentielle pour garantir la conformité de votre flotte de véhicules !
Le gestionnaire de flotte a par ailleurs l’obligation légale de communiquer aux conducteurs un relevé de leurs infractions : il s’agit ici d’une occasion à saisir pour faire de la prévention.
Zoom sur le tachygraphe
Le tachygraphe est un dispositif installé dans les véhicules de transport de marchandises de plus de 3,5 tonnes, ainsi que dans les véhicules de transport de personnes qui comptent plus de 9 sièges (siège conducteur compris). Il permet d’enregistrer et de suivre :
- les temps de conduite ;
- les vitesses ;
- les distances parcourues ;
- les périodes de repos et de travail des conducteurs.
Pour conduire un véhicule équipé d’un tachygraphe, le conducteur doit nécessairement posséder une carte dite « carte conducteur » pour faire fonctionner l’appareil et enregistrer son activité. Conformément à la réglementation en vigueur, les données de cette carte doivent être copiées au plus tard tous les 28 jours.
De plus, il incombe au fleet manager (ou de manière plus générale, à l’employeur) de vider et télécharger les données des tachygraphes de ses véhicules, tous les 90 jours maximum, au sein d’un logiciel dédié.
Légalement, l’entreprise est tenue de conserver les données numériques pendant un an, durée durant laquelle l'administration peut être amenée à contrôler le respect de la réglementation.
Choisir des véhicules adaptés à son entreprise de transport
La première étape est d’identifier les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de transport. Différents critères peuvent influencer vos choix de véhicules : capacité de charge, taille des véhicules, ou encore distance moyenne de conduite, sont des enjeux à prendre en compte dans la composition de votre flotte.
Tenir compte des enjeux environnementaux
Pour avancer vers la mobilité verte, le gestionnaire de flotte doit également placer l’impact environnemental de ses véhicules au cœur de ses préoccupations... En vous tournant vers des véhicules électriques ou hybrides, plus respectueux de l’environnement, vous pouvez notamment optimiser votre efficacité énergétique.
Cependant, il est encore compliqué pour les flottes d’intégrer l’ensemble des pratiques écologiques recommandées à leurs habitudes. Certains domaines du transport routier se transformeront naturellement plus vite que d’autres, notamment celui des véhicules qui effectuent des livraisons en centre-ville. Ces derniers deviennent en effet des zones de plus en plus régulées en matière d’émissions des gaz à effets de serre et de véhicules autorisés.
Miser sur l’innovation
Les véhicules modernes intègrent également de nouvelles technologies embarquées, comme des systèmes de navigation, des capteurs de sécurité ou des dispositifs de communication. Vous tourner vers ce type de véhicules peut contribuer à améliorer la sécurité et la productivité de votre flotte – à condition de sensibiliser vos conducteurs à ces nouveaux outils et de les inciter à les utiliser !
Vous pouvez aussi opter pour des systèmes de géolocalisation permettant de choisir le meilleur itinéraire en fonction du trafic en temps réel et des conditions météorologiques. Vous réduisez ainsi les temps de trajet tout en améliorant l’efficacité opérationnelle.
Ne pas négliger le TCO
- Outre le prix d’achat initial du véhicule, il est également important que la personne chargée de la gestion de flotte prenne en compte le coût total de possession (ou TCO, pour « Total Cost of Ownership » en anglais). Son calcul inclut les coûts :
- de carburant ;
- de maintenance ;
- d’assurance ;
- de dépréciation.
En procédant à une évaluation approfondie du TCO, le gestionnaire de flotte peut donc prendre des décisions plus éclairées quant aux choix de véhicules qui composeront la flotte de l’entreprise.
Optimiser la gestion du carburant
Opter pour les cartes carburant
Les cartes carburant sont un bon moyen de simplifier votre gestion des transactions liées au carburant. Elles permettent notamment un suivi détaillé des achats, ce qui contribue grandement à optimiser la gestion globale des coûts de votre flotte.
S’équiper de technologies de surveillance de la consommation
Il est également possible d’installer, au sein des véhicules, des capteurs de suivi en temps réel, qui servent à identifier les anomalies de consommation de carburant. Les données récupérées par les dispositifs technologiques peuvent alors être analysées pour identifier les opportunités d’amélioration, et donc ajuster les politiques de gestion de flotte en fonction des résultats observés.
Former les conducteurs à l’éco-conduite
Organisez régulièrement des programmes de formation auprès de vos conducteurs pour encourager l’éco-conduite. Une conduite plus efficace permet de réduire la consommation de carburant et les émissions de CO2 : un accord gagnant pour le gestionnaire de flotte comme pour l’environnement !
Suivre et optimiser les itinéraires
La mise en place d’un suivi des véhicules en temps réel vous permet d’établir une gestion proactive de votre flotte.
En ayant une visibilité optimale sur la position des véhicules, vous pourrez faire preuve d’une réactivité accrue face :
- aux retards potentiels ;
- aux urgences ;
- aux changements de conditions routières (si différents pays sont traversés par vos conducteurs).
En mettant en œuvre une gestion de flotte efficace, les entreprises de transport peuvent optimiser leurs opérations, réduire leurs coûts, améliorer leur productivité et renforcer leur compétitivité. La gestion de flotte s’inscrit également de plus en plus dans une transition vers la mobilité durable, en choisissant des véhicules adaptés et en favorisant la conduite responsable – une tendance qui devrait encore s’accentuer dans les années à venir !